我用所谓的“时间管理”方法来规划时间也好几年了,想想当初浑浑噩噩的日子,忙的像条狗但晚上一回想却发现什么事都没做好。接触时间管理后,我找了N本所谓的经典书籍狂啃,却发现概念很难懂,上手又极难。我现在回想起来,这些理论家们除了弄一个复杂的理论外实在没给我们这些新手留下些什么。
有鉴于此,我觉得有必要把时间管理的概念尽量简化,以最少的文字讲清楚这个东西,而且需要给新手一个明确的可以上手的教程。

个人行动管理系统version1.0

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本文大纲:
本文从六个层次详细介绍了我的个人管理系统:
一、理念
二、方法论
三、流程
四、工具
五、清单
六、案例+辅助工具

声明:这篇教程是围绕一款“doit.im”的国产时间管理软件来写的,目的是为了讲解各个流程及步骤,当然你可以把它替换成别的软件(比如omni
focus),甚至用纸笔来代替。另外我需要申明,我和doit.im没有任何利益关系,这不是一篇软文。最后欢迎转载!

一、理念:

  • GTD
  • 活在当下。
  • 日事日毕。
  • 做事靠系统,不要靠感觉。
  • 坚持做重要的事情,紧急的事情就会越来越少。

收集

收集指的是清空你脑袋中的所有可能需要做的事,把这些事记录在“收集箱”里(比如:去超市购物,召集一个市场会议,写一篇关于养狗的博客,给老王打一个电话)

收集箱

二、方法论:

整理+组织

整理:简单来说就是把收集栏里的所有任务分类,那具体怎么分类呢?一般来说你可以先问下自己这个任务是否可以5分钟内做完,如果是那就马上行动并删掉这个任务。如果答案是否,那你还需要问自己“这个任务什么时候做”,也许是“今天待办”,也许是“明天待办”,或者你可以把他放到“将来/也许”,如果你不是很确定,那就放入“等待”

任务的优先级

任务分类

组织:现在任务已经分类完毕,但是你还需要确定任务的优先级和处理任务的场景(是在家,还是外出,或者是电脑旁?)。首先审视一下“今日待办”,将任务确定一下优先级。新增几个“情景”(比如家,外出,电脑,会议),将任务拖动至相应的情景。

任务的场景

1.why-作用

行动管理系统是用来管理自己行动的系统,它可以让自己非常高效地执行已经规划好的周度任务,完成目标管理系统的落地执行,执行过程产生的成果补充进入知识管理系统。

回顾

回顾有几种:
1.回顾你一周所完成的任务,反思并提出解决方案
2.回顾你现存的任务,是否还有做的必要(或者是“将来/也许”中的任务你现在认为有必要拿出来完成)
3.计划你下一周的任务

2.what-构成

我的行动管理系统主要就是根据周计划制定日计划,然后执行日计划并回顾日计划完成情况。该系统由七步流程、一个工具,六个清单及辅助工具构成。

  • 七步流程:收集-处理-组织-检视-待办-执行-回顾
  • 一个工具:doit.im
  • 六个清单:日程、项目、下一步行动、将来也许、等待、ASAP
  • 辅助工具:番茄钟、时间开销记录

行动

行动是最重要的部分,我们所谓的时间管理就是让我们行动起来更有条理,更有效率。为了遵从这个原则我的习惯是先看几个场景下的任务,然后按照目前场景下任务的优先级先后处理掉,如果有必要我会给任务增加提醒,比如“给老王打电话”这种任务。
另外我会时不时检查我目前所在场景有没有剩余的任务,比如我下班后我会检视“外出”,“家”两个场景。

后记
这篇教程只是一个新手教程,还未涉及更复杂的下一步行动,项目以及目标,如果有时间我会再写一篇关于项目和目标的教程。
Doit.im官网

三、流程

七步流程:收集-处理-组织-检视-待办-执行-回顾

1.收集

  • 定义:知道自己有什么
    随时收集自己想到的听到的看到的东西,一般分为记忆类和行动类。
    记忆类放入知识管理系统,行动类进行第二步的处理环节。
  • 原则:全面快速
  • 要点:
  • 不组织不排序不分解
  • 记录关键字
  • 放入收集箱
  • 成果:被清空的大脑,填满的收集箱

2.处理

  • 定义:知道自己能做什么
    把收集箱中的所有任务都进行一个统一的处理,得到四个清单。
  • 原则:专注高效
  • 要点:处理四问
  • 一问做不做?
  • 二问谁来做?
  • 三问复杂吗?
  • 四问何时做?
  • 成果:六个清单(将来也许、等待、项目、下一步行动、ASAP、日程)

3.组织

  • 定义:了解任务属性
    给每个任务确定属性,比如说在哪里、难不难、优先级、紧急重要程度。
  • 原则:赋予属性
  • 要点:
  • 情境
  • 优先级
  • 精力损耗
  • 时间损耗
  • 成果:被赋予了属性的三个行动清单:日程、下一步行动、ASAP

4.检视

  • 定义:排除干扰项
    对三个非行动类清单进行处理,排除当日不做的事情。
  • 原则:排除干扰
  • 要点:
  • SM清单,每周
  • Wait清单,每天
  • Project清单,每天冻结不做的,激活要做的。
  • 结果:确保放入今日待办的行动是今日要做的。

5.待办

  • 定义:预估时间,要事优先
    给当天的所有任务预估时间,确保要事在先,确定一个今日待办清单。
  • 原则:掌控全天
  • 要点:
  • 今日待办,预估时间
  • 下一步行动,找优先级高的
  • 为高优先级预估时间
  • 确定清今日待办清单
  • 重调今日待办的优先级
  • 结果:得到一个预估过时间并预留弹性的今日待办清单

6.执行

  • 定义:保持觉知,灵活处理
    执行是最重要的环节,把自己今日待办中的任务按照优先级进行执行,一般使用番茄时钟。
  • 原则:活在当下
  • 要点:
  • 先做当下必须做的事情(deadline)
  • 在哪儿,有什么工具(情境)
  • 当前最高优先级(优先级)
  • 当前精力状态如何(精力损耗)
  • 做一件事情需要多久(时间损耗)
  • 结果:被清空的今日待办清单

7.回顾

  • 定义:应对变化,面向未来
    回顾当日任务完成的情况,可以找出自己的计划不周的地方,便于每天的改进。
  • 原则:系统维护
  • 要点:
  • 完成否
  • 实耗时间
  • 评价
  • 总结
  • 成果:今日工作回顾。

四、工具

工具软件:doit.im专业版

  • 网页版
  • 客户端
  • 移动端APP
  • 专业版每年收费100元

五、清单

在日计划流程的制定过程中会产生六个清单:

1. 日程Calendar

  • 今日待办:今天要做的事情
  • 明日待办:明天可能要做的事情
  • 日程:确定的某一个需要做的事情

2. 项目Project

负责的无法一个行动完成的任务都要变成项目来执行,项目中分解出来多个任务,通过执行任务来完成项目。

3.下一步行动NA

项目中分解出来的任务就放在下一步行动清单中。
部分简单任务可能直接放入下一步行动清单。

4.将来也许SM

2周内暂时不做或做不了的事情放入将来也许。

5.等待Wait

转交给别人去做的事情,用等待清单来跟踪

6.尽快去做ASAP

现在立即需要去做的事情。

六、辅助工具+案例

辅助工具

  • 番茄钟:25+5,用来促进专注执行任务
  • 为知笔记或timemeter:用来记录时间开销

案例

起床洗漱完毕后:

  • 打开为知笔记,开始时间开销记录
  • 打开周计划,看看本周任务推进情况
  • 打开doit软件,开始执行日计划六个步骤:
  • 收集
  • 处理
  • 组织
  • 检视
  • 今日计划,预估时间
  • 执行日计划(执行过程中时间开销记录)
  • 为知笔记中写日回顾
    睡觉。

图片实例:

doit日计划:

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doit.im日计划

番茄钟:

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番茄土豆APP

时间开销:

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为知笔记时间开销记录

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